CONDITIONS GÉNÉRALES DE PRESTATION DE SERVICES

WAFFLE MOTION

Dernière mise à jour : 31 août 2026

1. Identification du prestataire

Waffle Motion
Représenté par : Mike Muldermans
Activité : Production audiovisuelle, vidéographie, photographie et création de contenu
Site internet : www.wafflemotion.be
E-mail : [adresse e-mail professionnelle]
Téléphone : [numéro de téléphone]
Numéro d’entreprise / TVA : [numéro BCE / TVA]
Adresse professionnelle : [adresse]

Ci-après dénommé « le Prestataire ».

Le client ayant recours aux services de Waffle Motion est ci-après dénommé « le Client ».

2. Objet

Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Waffle Motion réalise des prestations de photographie, vidéographie, production audiovisuelle, création de contenu pour les réseaux sociaux, publicité, événements, montage vidéo, prises de vue aériennes par drone et prestations connexes.

Toute commande passée auprès de Waffle Motion implique l'acceptation pleine et entière des présentes conditions générales, sauf accord écrit contraire entre les parties.

Les prestations et livrables prévus sont détaillés dans le devis ou l'offre commerciale transmis au Client.

3. Devis et commande

Toute prestation fait, lorsque cela est nécessaire, l'objet d'un devis précisant notamment :

• la nature de la prestation ;

• les livrables prévus ;

• le nombre d'heures ou de jours de tournage lorsque cela est applicable ;

• le délai estimatif de livraison ;

• le prix ;

• les éventuelles options ;

• les frais supplémentaires éventuels.

Le devis est valable pendant la durée indiquée sur celui-ci.

La commande est considérée comme confirmée après acceptation écrite du devis par le Client et, lorsqu'un acompte est prévu, après réception de celui-ci.

Toute prestation ou demande supplémentaire non prévue dans le devis initial pourra faire l'objet d'une facturation complémentaire.

4. Prix

Les prix sont ceux indiqués sur le devis accepté par le Client.

Sauf indication contraire, les prestations supplémentaires demandées après validation du devis ne sont pas comprises dans le prix initial.

Peuvent notamment faire l'objet d'une facturation supplémentaire :

• heures de tournage supplémentaires ;

• déplacements supplémentaires ;

• demandes de montage supplémentaires ;

• modifications dépassant le nombre de corrections prévu ;

• nouveaux formats ou exports ;

• création de contenus supplémentaires ;

• location de matériel ;

• prestataires externes ;

• musique, images, licences ou éléments graphiques payants ;

• demandes urgentes ou nécessitant une livraison accélérée.

Les éventuels frais de déplacement sont précisés dans le devis.

5. Modalités de paiement

Sauf indication contraire mentionnée sur le devis :

• un acompte de 30 % peut être demandé à la réservation ;

• le solde est payable à la livraison ou selon les modalités indiquées sur la facture ;

• les factures sont payables dans le délai indiqué sur celles-ci.

Le paiement de l'acompte permet de confirmer définitivement la réservation de la date lorsque celui-ci est prévu.

En cas de retard de paiement, Waffle Motion se réserve le droit de suspendre toute prestation ou livraison en cours jusqu'à régularisation de la situation.

Les éventuels intérêts et indemnités de retard sont appliqués conformément à la législation applicable.

6. Annulation ou report d'une prestation

Toute demande d'annulation ou de report doit être communiquée au Prestataire dans les meilleurs délais et par écrit.

Lorsqu'un acompte a été versé pour réserver une date, celui-ci peut être conservé en cas d'annulation par le Client afin de couvrir notamment la réservation du créneau, le temps de préparation et l'indisponibilité générée pour d'autres prestations.

En cas de report, Waffle Motion pourra proposer une nouvelle date sous réserve de ses disponibilités.

Si le report entraîne des frais supplémentaires ou une indisponibilité nécessitant l'intervention d'un autre prestataire, ceux-ci pourront être facturés au Client après accord.

Pour les prestations événementielles, les conditions particulières indiquées dans le devis peuvent prévoir des modalités d'annulation différentes.

7. Préparation du projet

Le Client s'engage à fournir au Prestataire toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation du projet.

Le Client doit notamment communiquer dans un délai raisonnable :

• les horaires ;

• les lieux de tournage ;

• les personnes à filmer ;

• les contraintes particulières ;

• les éléments graphiques ;

• les logos ;

• les textes ;

• les musiques ou références souhaitées ;

• toute information nécessaire à la réalisation du projet.

Tout retard ou manque d'information de la part du Client pouvant affecter le déroulement du projet pourra entraîner un report du délai de livraison.

8. Tournage

Le Client s'engage à garantir l'accès aux lieux nécessaires à la réalisation de la prestation et à obtenir les autorisations nécessaires lorsque celles-ci sont à sa charge.

Le Prestataire met en œuvre les moyens techniques et professionnels nécessaires à la réalisation de la prestation.

Le résultat final peut néanmoins être influencé par différents éléments indépendants de la volonté du Prestataire, notamment :

• conditions météorologiques ;

• luminosité ;

• bruit ;

• affluence ;

• contraintes du lieu ;

• comportement des personnes filmées ;

• restrictions imposées par le lieu ;

• problèmes techniques indépendants de la volonté du Prestataire.

Waffle Motion ne peut garantir la présence ou l'apparition d'une personne, d'un élément ou d'une situation particulière lorsque celle-ci dépend de circonstances extérieures au Prestataire.

9. Drone

Lorsque l'utilisation d'un drone est prévue, celle-ci reste soumise aux conditions météorologiques, aux règles de sécurité et à la réglementation applicable au lieu de tournage.

Le Prestataire se réserve le droit de ne pas effectuer une prise de vue aérienne lorsque les conditions de sécurité ou la réglementation ne permettent pas sa réalisation.

Si une prestation drone prévue dans le devis ne peut être réalisée pour une raison indépendante de la volonté du Prestataire, une solution alternative pourra être proposée lorsque cela est possible.

10. Montage et modifications

Le montage est réalisé conformément au brief, aux échanges et aux éléments validés par le Client.

Sauf mention contraire dans le devis, le prix comprend une série de corrections raisonnables après présentation du premier montage.

Une correction correspond à une modification du contenu existant.

Toute demande impliquant une nouvelle conception complète, un changement important du scénario, un nouveau tournage ou une modification majeure du projet pourra faire l'objet d'un supplément.

Les demandes de modifications doivent être regroupées autant que possible afin de faciliter le traitement du projet.

11. Délais de livraison

Le délai de livraison est communiqué à titre indicatif dans le devis ou lors de la confirmation du projet.

Le délai peut être prolongé lorsque le Client tarde à transmettre les informations, fichiers ou validations nécessaires.

Les retards liés à un cas de force majeure, à des problèmes techniques indépendants de la volonté du Prestataire ou à des circonstances exceptionnelles ne peuvent engager la responsabilité de Waffle Motion.

12. Livraison des fichiers

Les vidéos finales sont livrées dans le ou les formats prévus dans le devis.

Sauf accord contraire, les fichiers de travail, rushes, projets de montage, fichiers sources, fichiers intermédiaires et éléments techniques utilisés pour la réalisation du projet ne sont pas compris dans la livraison.

La conservation des rushes et fichiers de projet n'est pas garantie au-delà d'une période raisonnable après la livraison finale.

Le Client est responsable de la sauvegarde des fichiers qui lui sont transmis.

13. Propriété intellectuelle

Waffle Motion reste titulaire des droits d'auteur et droits de propriété intellectuelle attachés à ses créations, sauf cession ou licence expressément prévue par écrit.

Le Client reçoit uniquement les droits d'utilisation définis dans le devis, le contrat ou tout autre accord écrit.

Sauf accord contraire, la remise du fichier final n'implique pas automatiquement la remise des fichiers sources ou des rushes.

Toute utilisation dépassant les droits accordés initialement devra faire l'objet d'un accord préalable.

Les éléments fournis par le Client restent la propriété de celui-ci ou de leurs titulaires respectifs.

Le Client garantit disposer des droits et autorisations nécessaires concernant les contenus qu'il transmet à Waffle Motion.

14. Droit de diffusion et portfolio

Sauf opposition écrite du Client avant la réalisation du projet, le Client autorise Waffle Motion à utiliser les réalisations produites dans le cadre de sa communication professionnelle, notamment :

• site internet ;

• portfolio ;

• réseaux sociaux ;

• showreel ;

• supports commerciaux ;

• présentations professionnelles.

Cette utilisation concerne uniquement la présentation du travail réalisé par Waffle Motion.

Lorsque le projet contient des informations confidentielles ou fait l'objet d'une obligation de confidentialité, aucune diffusion ne sera effectuée sans accord préalable du Client.

15. Droit à l'image

Le Client est responsable de l'obtention des autorisations nécessaires concernant les personnes qu'il demande de filmer ou photographier, lorsque ces autorisations sont à sa charge.

Pour les événements ouverts au public, Waffle Motion réalise les prises de vues dans le respect du cadre légal applicable.

Lorsque le Client demande spécifiquement de filmer certaines personnes, il lui appartient de s'assurer que les autorisations nécessaires ont été obtenues lorsque celles-ci sont requises.

16. Musiques, images et éléments tiers

Lorsque le projet nécessite l'utilisation de musiques, images, typographies, vidéos ou autres éléments appartenant à des tiers, leur utilisation est soumise aux licences et conditions applicables.

Les frais liés à l'achat de licences ou d'éléments supplémentaires peuvent être facturés au Client lorsqu'ils ne sont pas compris dans le devis.

Waffle Motion peut utiliser des bibliothèques ou services disposant de licences adaptées à l'utilisation professionnelle.

17. Responsabilité

Waffle Motion s'engage à réaliser les prestations avec professionnalisme et diligence.

Le Prestataire ne peut toutefois être tenu responsable des conséquences résultant d'informations incorrectes, incomplètes ou tardivement communiquées par le Client.

Le Prestataire ne peut également être tenu responsable des événements indépendants de sa volonté empêchant ou perturbant la réalisation de la prestation.

La responsabilité de Waffle Motion est limitée aux dommages directs qui lui sont légalement imputables et dans les limites autorisées par la législation applicable.

18. Force majeure

Sont notamment considérés comme pouvant constituer des cas de force majeure, dans la mesure où ils empêchent raisonnablement l'exécution de la prestation :

• catastrophe naturelle ;

• conditions météorologiques dangereuses ;

• incendie ;

• panne majeure ;

• accident ;

• maladie ou incapacité du Prestataire ;

• restrictions administratives ;

• fermeture d'un lieu ;

• grève ;

• événements exceptionnels indépendants de la volonté du Prestataire.

Dans une telle situation, Waffle Motion informera le Client dans les meilleurs délais et cherchera, lorsque cela est possible, une solution de remplacement ou une nouvelle date.

19. Confidentialité

Waffle Motion s'engage à traiter comme confidentielles les informations communiquées par le Client qui présentent un caractère confidentiel.

Le Client s'engage également à ne pas divulguer les informations confidentielles relatives au fonctionnement, aux méthodes ou aux conditions commerciales de Waffle Motion.

Cette obligation ne s'applique pas aux informations déjà publiques ou dont la divulgation est imposée par la loi.

20. Données personnelles

Les données personnelles communiquées à Waffle Motion sont utilisées uniquement dans le cadre de la gestion des demandes, devis, prestations, factures et relations commerciales, ainsi que pour les obligations légales applicables.

Waffle Motion s'engage à traiter ces données conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

21. Réclamations

Toute réclamation concernant une prestation ou une livraison doit être communiquée par écrit dans un délai raisonnable après réception du livrable.

Le Client doit préciser clairement la nature du problème constaté.

Waffle Motion examinera la demande et, lorsqu'une correction est justifiée, proposera une solution adaptée.

22. Modification des conditions générales

Waffle Motion se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales.

Les conditions applicables à une commande sont celles acceptées au moment de la conclusion de celle-ci, sauf accord contraire entre les parties.

23. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions générales sont soumises au droit belge.

En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher prioritairement une solution amiable.

À défaut d'accord amiable, le litige sera soumis aux juridictions compétentes conformément aux règles de droit belge applicables.

24. Acceptation

La validation d'un devis ou la confirmation écrite d'une commande implique que le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes conditions générales et les accepter.

Waffle Motion
Mike Muldermans